Politique de Confidentialité

La présente politique décrit la manière dont Okanei collecte, utilise et protège les données personnelles des utilisateurs et des licenciés enregistrés dans le Service, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (UE 2016/679, ci-après « RGPD ») et à la loi française « Informatique et Libertés » modifiée.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

• Alan Ndongala, auto-entrepreneur immatriculé en France ;
• Domicilié à Cergy (95), France ;
• Contact : privacy@okanei.com.

Pour les données des licenciés enregistrées par un club via Okanei, le club est responsable de traitement, et Okanei agit en qualité de sous-traitantau sens de l'article 28 du RGPD.

2. Données collectées

Okanei collecte les catégories de données suivantes :

• Compte utilisateur : email, nom, prénom, téléphone, mot de passe (chiffré), rôle (admin / utilisateur).
• Données du club : nom, adresse, ville, téléphone, SIREN, numéro de licence, identité des dirigeants (président, vice-président, trésorier), logo, configuration des saisons et tarifs.
• Données des licenciés : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, email, téléphone, type(s) de licence, numéro de licence, statuts, montants, date de fin de certificat médical, identité du représentant légal pour les mineurs.
• Données de paiement : montant, mode, date des paiements enregistrés. Les données bancaires ne transitent jamais par les serveurs Okanei : elles sont gérées exclusivement par Stripe.
• Données techniques: journaux d'activité (audit log), événements de délivrabilité des emails (ouvertures, clics, rebonds).

3. Finalités du traitement

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• fournir et maintenir le Service souscrit par le club ;
• authentifier les utilisateurs et sécuriser leur compte ;
• permettre la gestion administrative et financière des licenciés ;
• envoyer les emails de relance et communications souhaitées par le club ;
• générer les reçus et cartes de licencié ;
• assurer la sécurité de la plateforme (détection d'abus, journalisation) ;
• répondre aux obligations légales (notamment comptables et fiscales).

4. Base légale du traitement

Les traitements reposent sur les bases légales suivantes :

• Exécution du contratliant Okanei au club utilisateur, pour l'ensemble des traitements nécessaires à la fourniture du Service ;
• Obligation légale, pour la conservation des données comptables et fiscales ;
• Intérêt légitime, pour la sécurité de la plateforme, la prévention des fraudes et l'amélioration du Service.

5. Durée de conservation

• Compte utilisateur: pendant toute la durée d'activité du compte, puis 12 mois après la dernière connexion ou la résiliation.
• Données des licenciés: pendant la durée d'activité du club, et au plus 5 ans après le dernier renouvellement de licence (durée de prescription applicable à la plupart des litiges associatifs).
• Données de paiement : 10 ans à compter de la transaction (obligation comptable).
• Journaux techniques (audit log) : 12 mois.
• Événements de délivrabilité email : 12 mois.

À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées de manière irréversible.

6. Destinataires et sous-traitants

Okanei ne revend ni ne loue les données à des tiers. Les données peuvent toutefois être traitées par les sous-traitants techniques suivants, dans la stricte mesure nécessaire à leur prestation :

• Supabase (hébergement de la base de données et authentification, données stockées en Union Européenne) ;
• Stripe (traitement des paiements en ligne, conformité PCI-DSS) ;
• SendGrid (Twilio) (envoi des emails transactionnels).

Chaque sous-traitant fait l'objet d'un contrat conforme à l'article 28 du RGPD garantissant un niveau de protection adéquat. Aucun transfert hors UE n'est effectué sans clauses contractuelles types (CCT) ou garanties équivalentes.

7. Droits des personnes

Conformément au RGPD, vous disposez à tout moment des droits suivants sur vos données :

• Droit d'accès : obtenir confirmation que vos données sont traitées et en recevoir une copie ;
• Droit de rectification : corriger des données inexactes ou incomplètes ;
• Droit à l'effacement(« droit à l'oubli ») : demander la suppression de vos données, dans les limites prévues par la loi ;
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine ;
• Droit d'opposition et de limitation du traitement ;
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à privacy@okanei.com. Une réponse vous sera apportée dans un délai maximum d'un (1) mois.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL(Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés — www.cnil.fr).

8. Contact DPO

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez écrire à :

privacy@okanei.com

9. Cookies

Okanei n'utilise aucun cookie publicitaire et ne pratique aucun pistage tiers. Seuls des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du Service sont déposés :

• cookies de session (maintien de la connexion utilisateur) ;
• cookies fonctionnels (préférences d'interface).

Ces cookies sont exemptés de consentement préalable au sens de l'article 82 de la loi Informatique et Libertés.

10. Modifications de la politique

La présente politique peut évoluer pour refléter des changements techniques, juridiques ou organisationnels. Toute modification significative sera notifiée aux utilisateurs par email ou via une bannière dans l'application au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur.